Le Système d’information des événements démographiques (SIED)  (site de formation ) permet à l’auteur d’une certification médicale de décès de remplir de manière électronique un bulletin de décès. Le SIED peut aussi transmettre les renseignements issus du bulletin de décès à l’Institut de la statistique du Québec (ISQ), qui recense tous les événements démographiques concernant les Québécois, et au Directeur de l’état civil (DEC), qui dénombre ceux ayant eu lieu au Québec.

Le ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS) a l’obligation d’établir et de maintenir, à des fins de surveillance continue de l’état de santé de la population, un système de collecte de renseignements sociosanitaires, personnels ou non, sur les naissances, les mortinaissances et les décès. Cela permet aux décideurs et intervenants de planifier des politiques, des programmes et des plans d’action visant notamment à réduire les problèmes en émergence.

L’utilisation du SIED se fait en application de l’article 46 de la Loi sur la santé publique  (RLRQ, chapitre S-2.2). Lorsque vous utilisez cette application à titre d’auteur d’une certification médicale de décès, vous agissez en conformité avec vos responsabilités professionnelles et déontologiques.

Le mode de communication utilisé par le SIED permet aux auteurs d’une certification médicale de décès de respecter le Règlement ministériel d’application de la Loi sur la santé publique  (RLRQ, chapitre S-2.2, r. 2.1) qui prévoit que tout bulletin de décès doit être transmis au ministre de la Santé et des Services sociaux dans les trois jours suivant le décès (sauf pour le coroner).

La collecte de données sur les décès s’effectuait depuis 100 ans à partir d’un bulletin au format papier, soit le formulaire SP-3. L’objectif principal du système est de permettre la saisie informatisée de ces renseignements. Le SIED tient donc compte des particularités liées aux habitudes et aux usages insoupçonnés ayant modelé divers processus dans le réseau.

On trouve parmi celles-ci :

1. La dualité du formulaire. Depuis janvier 1995, le constat de décès (DEC-101) destiné au DEC est créé par copie carbone du bulletin de décès (SP-3). Cette particularité accroît la portée du formulaire en évitant une double saisie. Le SIED permet de transmettre les renseignements des décès au ministre, à l’ISQ et au DEC.
2. L’information concernant le don d’organes et de tissus humains pour la transplantation et la recherche. Plusieurs organismes souhaitent connaître, en temps réel ou a posteriori, les décès survenant au Québec. L’utilisation du SIED, en tenant compte des mandats des organisations et de la légitimité d’y avoir accès, améliore la communication auprès de ces organismes.
3. La notion de constat de décès à distance. Des services de constat de décès à distance ont été mis en place en 2012 et en 2019 dans quelques régions du Québec afin d’améliorer l’efficience d’un processus ne nécessitant pas le déplacement du corps dans un milieu de soin pour constater le décès. Ainsi, la prise en charge du corps se fait plus rapidement par les entreprises de services funéraires. Cette pratique est en train de s’étendre à la grandeur du Québec.
4. Les tenants d’une tutelle ou d’une curatelle. Légalement, le curateur public a besoin d’être averti du décès d’un tuteur ou d’un curateur et d’une personne sous tutelle ou sous curatelle privée ou publique. La connaissance d’un tel statut de la personne décédée est à obtenir.
5. Les intervenants dans le processus de gestion des décès. Il existe de multiples personnes (secrétaire médicale, préposé à l’admission, infirmière, archiviste, etc.) dans le réseau sociosanitaire qui sont impliquées dans le processus de gestion des décès. Le déploiement du SIED est l’occasion de réviser des processus établis et remplacés aujourd’hui par les technologies de l’information.

Situations entourant un décès qui nécessitent de remplir un SP-3

1. Situations ne présentant pas de particularités :
   1. Constat de décès en établissement de santé;
   2. Constat de décès à domicile;
   3. Constat de décès à distance;
   4. Don d’organes et de tissus humains;
2. Situations particulières :
   1. Entrée d’un corps au Québec,
   2. Sortie d’un corps du Québec,
   3. Constat de décès par deux policiers ou deux citoyens majeurs;
3. Le décès doit être déclaré dans le cadre d’une enquête épidémiologique nationale;
4. Les circonstances du décès nécessitent une investigation du coroner.

Pour chacune de ces situations, des éléments de réflexion pour la révision des processus seront rendus disponibles. Une fois que la collecte d’information concernant les décès sera informatisée, ces processus devront être adaptés.

Répartition des constatations de décès

Le tableau suivant présente une estimation de la répartition des constatations de décès selon l’auteur de la certification médicale, sur une période de 10 ans (de 2010 à 2019). Les données sont issues du fichier des décès du Registre des événements démographiques. On peut ainsi remarquer que, dans la grande majorité des cas, c’est un médecin qui est l’auteur de la certification médicale du décès en cohérence avec le cadre législatif actuellement en place.

1. L’auteur de la certification médicale est inconnu, par exemple, lors d’une entrée de corps au Québec où seule la section réservée au directeur de funérailles est remplie.

Le SIED s’intègre dans un processus faisant intervenir plus de 360 organisations dispersées dans près de 2 400 sites (installations sociosanitaires et centres de services funéraires) issus des secteurs public, parapublic et privé, et regroupant plus de 50 000 personnes dont la grande majorité sont des utilisateurs occasionnels.

Pour s’inscrire au système, il faut interpeller le pilote régional du SIED de votre établissement de santé et de services sociaux public ou privé ou de votre entreprise de services funéraires.

Vidéos de formation

Informatisation du bulletin de décès (SP-3) - Plan de formation

Auteur de la certification médicale du décès

Le médecin peut constater le décès d’une personne dans un établissement de santé, à domicile ou à distance. Sauf en de rares exceptions, seuls les médecins et les coroners peuvent apposer leur signature sur un bulletin de décès.

En établissement, plusieurs personnes participent à alléger la tâche de celui ou celle qui doit certifier le décès ou à contre-valider ses informations. Ainsi, les agents administratifs, les externes en médecine et les archivistes participent, dans une certaine mesure, à remplir le formulaire. Un accès en lecture peut également être donné à des gestionnaires.

Outils

Guide de saisie

Guide d’utilisation technique du SIED – Établissement de santé et services sociaux (à venir)

Vidéos de formation

Compléter la section « Responsable du formulaire » 

Compléter la section « Lieu du décès » 

Compléter la section « État civil » 

Compléter la section « Identification » 

Compléter la section « Certification » 

Compléter la section « Auteur » 

Compléter la section « Disposition du corps » – Établissement sociosanitaire 

Valider les doublons 

Signer un formulaire – Établissement sociosanitaire 

Valider un formulaire – Établissement sociosanitaire 

Imprimer un formulaire - Établissement sociosanitaire 

Partager un formulaire à une installation - Établissement sociosanitaire 

Partager un formulaire à un partenaire - Établissement sociosanitaire 

Transférer un formulaire - Établissement sociosanitaire 

Supprimer un formulaire – Établissement sociosanitaire 

Consulter les formulaires en cours - Rédacteur administratif 

Consulter les formulaires en cours - Rédacteur clinique 

Consulter les formulaires en cours – Signataire clinique 

Consulter les formulaires en cours - Réviseur 

Consulter les formulaires en cours - Lecteur clinique 

Valider un formulaire - Réviseur 

Rechercher et consulter un formulaire 

Modifier un formulaire 

Visualiser la journalisation 

Avertissements 
 

Signataires d’entrée de corps :

Fonctionnement général – Signataire d’entrée de corps 

Compléter la section « Disposition du corps » – Signataire d’entrée de corps 

Modifier un formulaire 

Avertissements 

Représentant de l'entreprise de services funéraires

Le transport du corps d'un défunt ne peut être effectué que par une entreprise de services funéraires ou un autre transporteur qui agit en vertu d’un contrat conclu avec une telle entreprise. En vertu de la Loi sur les activités funéraires  (RLRQ, chapitre A-5.02), le transporteur doit détenir le constat de décès et, le cas échéant, un document précisant que le cadavre présente des risques pour la santé de la population, pour procéder au transport d’un cadavre. Ces informations lui sont accessibles via le SIED.

Seuls les représentants de l’entreprise de services funéraires ayant pris en charge le corps peuvent signer la section du bulletin de décès portant sur la disposition du corps. Un accès en lecture peut être donné aux conseillers aux familles ou aux répartiteurs.

Outils

Guide de saisie

Guide d’utilisation technique du SIED – Entreprise de services funéraires (à venir)

Vidéos de formation

Compléter la section « Disposition du corps » – Entreprise de services funéraires 

Consulter les formulaires en cours - Lecteur funéraire 

Consulter les formulaires en cours - Signataire funéraire 

Signer un formulaire – Entreprise de services funéraires 

Modifier un formulaire 

Imprimer un formulaire - Entreprise de services funéraires 

Partager un formulaire – Entreprise de services funéraires 

Transférer un formulaire - Entreprise de services funéraires 

Rechercher et consulter un formulaire 

Avertissements 

Responsable de l'implantation du SIED

Afin d’assurer l’efficacité des activités de gestion du changement auprès des organisations effectuant la saisie des bulletins de décès, le MSSS compte sur la présence d’un intervenant relevant de l’établissement sociosanitaire ou de l’entreprise de services funéraires où sera implanté le système. À cet égard, le responsable de l’implantation du SIED dispose dans son organisation de l’autorité et d'une influence lui permettant de prendre les décisions utiles à la bonne marche de l’implantation du SIED. Comme pour les pilotes régionaux ou locaux et les super-utilisateurs, cette fonction se poursuivra au-delà de la période d’implantation du système.

Outils

Instructions pour l’implantation du SIED

Stratégie d’implantation du SIED 

Pilote régional ou local

Pour assurer la gestion des droits d’accès, les établissements de santé et les entreprises de services funéraires identifient un ou deux « pilotes régionaux ». Ceux-ci sont désignés par le responsable de l’implantation du SIED et nommés, si requis, par le dirigeant de l’organisation.

Pour administrer les droits d’accès des utilisateurs d’un établissement sociosanitaire de grande taille, le pilote régional peut déléguer la gestion des droits à un pilote local. Ce dernier peut alors prendre en charge la gestion des droits d’accès dans une ou plusieurs installations de l’établissement du réseau sociosanitaire auquel il est rattaché. De plus, il effectue le suivi des incidents relatifs aux accès au système ou au réseau.

Vidéos de formation

Ajouter un utilisateur – Pilote d’un établissement sociosanitaire 

Ajouter un utilisateur – Pilote d’une entreprise de services funéraires 

Rechercher ou modifier un utilisateur – Pilote d’un établissement sociosanitaire 

Outils pour le support 

Super-utilisateur

Le super-utilisateur est, pour son organisation, le spécialiste du processus de rédaction des bulletins de décès et de l’utilisation du SIED. Il est le porteur des demandes d’évolution ou de correction et un interlocuteur important pour la gestion du changement.

Le super-utilisateur assure la formation des utilisateurs de son établissement ou organisation. Au besoin, il instaure des séances de formation ou toute autre activité permettant aux utilisateurs de maîtriser le nouvel outil de saisie des bulletins de décès. De plus, il doit être disponible pour répondre aux questions des utilisateurs rencontrant des difficultés lors de la rédaction d‘un bulletin de décès.

Outils

Les capsules vidéo présentant le fonctionnement du SIED aux différents utilisateurs pourront aider le super-utilisateur :

Formations destinées aux professionnels rédigeant un bulletin de décès

Formations destinées aux représentants des services funéraires

Formations destinées aux pilotes régionaux ou locaux

Attestation de décès

Responsable : Bureau du coroner

Lorsqu’un décès est signalé au Bureau du coroner, celui-ci transmet à la famille une attestation de décès dans les 24 à 48 heures. Cette attestation permet à la famille d’effectuer quelques démarches administratives. Elle ne permet toutefois pas d’inscrire un décès au registre de l’état civil du Québec; étape essentielle qui officialise le décès et permet au Directeur de l’état civil de produire le certificat de décès exigé par plusieurs ministères et organismes (MO).

Responsable : Directeur de l’état civil

L’attestation est un document d’état civil, sous forme de lettre, qui confirme la présence ou l’absence dans le registre de l’état civil d’un acte de décès ou d’une mention relative à un décès. Selon les mentions que l’on veut voir apparaître dans l’attestation, cette dernière peut être délivrée à toute personne qui en fait la demande ou à celles qui justifient leur intérêt à l’obtenir.

Bulletin de décès

Responsables : Ministère de la Santé et des Services sociaux, Institut de la statistique du Québec

Le bulletin de décès est actuellement un formulaire inclus dans le SIED qui permet d’informer le MSSS et l’ISQ d’un décès. Il permet également de générer le constat de décès pour informer le DEC d’un décès.

Avant la mise en place du SIED, le bulletin de décès était un fascicule qui contenait trois pages du bulletin de décès sous la responsabilité du MSSS-ISQ et deux pages du constat de décès sous la responsabilité du DEC. Celui-ci était utilisé par l’auteur de la certification médicale (médecin et coroner) puis par l’entreprise de services funéraires.

Constat de décès

Responsable : Directeur de l’état civil

Le constat de décès est actuellement un formulaire pouvant être généré par le SIED et qui permet d’informer le DEC d’un décès.

Avant la mise en place du SIED, le constat de décès était un formulaire rempli par le médecin qui constatait le décès. Il est utilisé par l’entreprise de services funéraires qui se charge d'en remettre un exemplaire au déclarant du décès et d’en faire parvenir un autre, sans délai, au Directeur de l'état civil. Le médecin pouvait aussi choisir de faire parvenir lui-même l'exemplaire du constat au Directeur de l'état civil. Le constat de décès est l’un des deux formulaires permettant l’inscription d’un décès au registre de l’état civil du Québec, l’autre étant la déclaration de décès.

Déclaration de décès

Responsable : Directeur de l’état civil

La déclaration d'un décès se fait en remplissant le formulaire de déclaration de décès (en version papier ou électronique). Ce document est rempli conjointement par le déclarant du décès et le directeur des services funéraires. Il est l’une des deux constituantes permettant l’inscription d’un décès au registre de l’état civil du Québec, l’autre étant le constat de décès.

Certificat de décès

Responsable : Directeur de l’état civil

Le certificat de décès permet d’établir légalement le décès d’une personne, de régler une succession, de mettre fin à différents programmes comme l’assurance maladie, l’assurance automobile, les rentes de retraite, l’aide sociale, etc., et de déterminer la date de versement des prestations au conjoint survivant, notamment les rentes du Québec. Pour qu’un certificat de décès puisse être délivré, le décès doit être préalablement inscrit au registre de l’état civil du Québec.

Acte de décès

Responsable : Directeur de l’état civil

L’acte de décès est un document qui atteste le décès d’une personne. Il est dressé par le Directeur de l’état civil à partir de la déclaration de décès et du constat de décès.

L’acte de décès, au même titre que l’acte de naissance, l’acte d’union civile et l’acte de mariage, est inscrit au registre de l’état civil.

Copie d’acte de décès

Responsable : Directeur de l’état civil

La copie d’acte de décès est une reproduction intégrale des mentions de l’acte, telles que modifiées s’il y a lieu. Elle ne peut être délivrée qu’aux personnes nommées à cet acte et à celles qui en justifient l’intérêt. Par exemple, le notaire représentant la succession pourrait avoir l’intérêt requis pour obtenir une copie d’acte de décès.