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Répertoire des indicateurs de gestion en santé et services sociaux

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2.03.02 - Pourcentage des dossiers dont le processus d'appel d'offres a été réalisé selon l'échéancier prévu à la programmation adoptée par le Groupe d'approvisionnement en commun

Outils de gestion

Expérimentation 2018-2019
Expérimentation 2019-2020

Définition

Cet indicateur mesure la proportion des dossiers d’appel d’offres complétés selon l’échéancier prévu à la programmation du groupe d’approvisionnement en commun (GAC) au moment de son dépôt en début d’année financière.

Un GAC exerce, entre autres, la fonction de négocier les contrats d’approvisionnement en commun de biens et de services qui lui sont confiés par les établissements qu’il dessert ou par le ministre. Un dossier repré-sente l’ensemble des étapes du processus d’appels d’offres en commençant par la préparation du pré-mandat ou du mandat, l’élaboration du devis d’appel d’offres, l’appel au marché, la réception des soumis-sions, l’analyse des soumissions reçues, etc. et se termine par l’adjudication du contrat, sa publication sur le Système électronique d’appel d’offres (SEAO) et la date prévue de début du contrat qui indique la complétion du dossier.

Un délai réaliste est utilisé pour chacune des étapes du processus d’appel d’offres qui est réalisé de façon uniforme par les trois GAC. Le délai d’une étape peut varier considérablement selon le type du dossier, par exemple, les dossiers a priori complexes (régional vs provincial ou spécialisé vs utilité courante) ou les dos-siers exigeant des délais additionnels hors du contrôle du GAC (temps nécessaire à la nomination d’un mé-decin par le FMSQ pour la participation à un dossier, arrêts de processus, absences de mandats fermes, délais indus, demandes de dérogation, etc.).

Objectif / cible

La cible est de 80 %.            

Utilisation / interprétation

Suivi : L’indicateur identifie si la complétion des dossiers d’approvisionnement s’effectue sans retard, à la date prévue de début du contrat selon la programmation des GAC déposée le 1er avril pour l’année financière.

Interprétation : Une grande proportion de dossiers d’approvisionnement complétés sans retard traduit une bonne gestion et coordination des dossiers ainsi qu’une bonne planification des activités du GAC.

Mise en garde

La réalisation d’un dossier d’appel d’offres implique la collaboration entre les établissement, les GAC et les autres partenaires comme la FMSQ, le SCT... Par conséquent, la responsabilité par rapport à la performance de l’indicateur est partagée entre ces divers acteurs. De plus, l’indicateur ne tient pas compte des dossiers en cours ayant dépassé la durée de traitement prévue par le GAC.

Méthode de calcul

Méthode : Taux

Formule

Nombre de dossiers réalisés dans les délais pour l'année financière en cours X100

Divisé par

                                                    Nombre total de dossiers réalisés pour l'année financière en cours

Note du numérateur

Données compilées manuellement par le GAC  

Le délai prévu pour la réalisation d’un dossier d’appel d’offres correspond au respect de la date prévue de début du contrat inscrite à la programmation du GAC au moment de son dépôt en début d’année financière.

Note du dénominateur

Données fournies par la programmation des GAC

Unité de calcul : Autre

Alimentation en données

Source d'alimentation en données

(GESTRED-SIGLE (G75)) Système de suivi de gestion et de reddition de comptes-SIGLE

Note : Numéro de formulaire GESTRED : 644

Périodicité de diffusion des données

Période financière - 6, 13

Note : Puisque les GAC utilisent un calendrier en quartile pour le suivi de leurs opérations, voici la correspondance entre les périodes financières de diffusion de l’indicateur et les périodes (quartiles) de production des données :

Période 6 : Quartile 2 (se terminant le 30 septembre)
Période 13 : Quartile 4 (se terminant le 31 mars)

Années disponibles : 2018-2019
Première année disponible : 2018-2019
Responsable de l'alimentation : Les groupes d’approvisionnement en commun (GAC)
Responsable de la production : Direction du génie biomédicale, de la logistique et de l’approvisionnement (DGBLA)
Périodicité de diffusion des données : Bi-annuelle

Analyse

Niveau : Interrégional

Ventilation

Note

Le niveau d’analyse est effectué par dossier d’approvisionnement selon le GAC
La région d’un GAC n’est pas la même que la région des CISSS et CIUSSS.

Renseignements administratifs

Type d'indicateur : Officiel

Statut : En expérimentation

Programme-services : Administration et soutien aux services

Gestionnaire principal
Jacques Gagné
Direction du génie biomédical, de la logistique et de l’approvisionnement (DGBLA)
MSSS

Conception et analyse
Conception : Carole Duhamel (DGBLA)
Analyse : Geneviève Turgeon (DGBLA)

Mise à jour

Dernière mise à jour de la fiche : 24 avril 2019

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