Inventaire des fichiers de renseignements personnels
L’inventaire permet d’identifier les fichiers contenant des renseignements personnels. Il est établi en vertu de l’article 76 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Banque de commis vérificateursChaque fichier possède ses propres mesures de sécurité. Ces mesures sont prises afin d’assurer la protection des renseignements personnels.
Un calendrier de conservation est créé pour chacun des fichiers de renseignements. Pour comprendre les inscriptions du tableau, consulter la légende.
Mesures de sécurité
Pour un fichier manuel ou mécanique :
- contrôle des entrées/sorties de personnes;
- contrôle physique des locaux et des installations;
- contrôle à l’utilisation du fichier.
Pour un fichier informatique :
- contrôle des entrées/sorties de personnes;
- contrôle physique des locaux et des installations;
- contrôle préventif de l’accès au fichier;
- mesures de surveillance, y compris la journalisation de leur utilisation;
- mesures de conservation et de destruction;
- règles et pratiques de vérification des systèmes d’information;
- règles et pratiques de vérification du fichier.
Légende du calendrier de conservation
La durée de conservation se divise en trois périodes bien distinctes :
- Période active : période où le dossier est couramment utilisé à des fins administratives, financières ou légales : il est conservé dans l’unité;
- Période semi-active : période où le dossier est occasionnellement utilisé à des fins administratives, financières ou légales; par mesure d’économie, il est conservé en préarchivage au Centre de documents semi-actifs (CDSA).
- Période inactive : période où le dossier n’est plus utilisé; il n’a plus de valeur administrative, financière ou légale. Toutefois, il peut avoir une valeur historique ou de recherche et, dans ce cas, il sera versé à BAnQ. Un document sans valeur sera tout simplement éliminé.
Périodes actives et semi-actives
Aux périodes active et semi-active, c’est la durée de conservation qui est déterminée. Les codes utilisés sont :
- 2,00 : durée de conservation en nombre d’années (deux ans);
- 0,75 : durée de conservation en nombre de mois (neuf mois);
- 888 : conservation des documents jusqu’au dénouement. Le dénouement est souvent un événement précis dans le temps, tel que l’échéance d’un contrat, la fin d’un projet ou d’une activité, la fin d’une entente, la visite des vérificateurs;
- 999 : conservation des documents jusqu’à leur remplacement par une nouvelle version. L’ancienne version ainsi que tous les documents annexés (correspondance, études, rapports, etc.) entrent alors en période semi-active.
Période inactive
À la période inactive, c’est le mode de disposition qui est déterminé. Les codes utilisés sont :
- C : conservation en totalité et en permanence à BAnQ;
- E : conservation en permanence d’un échantillonnage et élimination du reste. Un tel mode de disposition est accompagné de critères d’échantillonnage à respecter lors du versement des dossiers inactifs à BAnQ. Cette sélection s’effectue à la fin de la période semi-active;
- D : destruction en totalité.
